За все время существования компании накапливается очень много различной документации. Документы первичной отчетности и некоторые другие документы требуется хранить, сшивать и нельзя выкидывать раньше срока.
Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения документов, на руководителей и ответственных (контролирующих) лиц организации может быть возложена более серьезная ответственность – субсидиарная.
Речь идет о том случае, когда в процедуре банкротства установлен факт непередачи документов организации арбитражному управляющему, что повлекло затруднительность проведения процедур, применяемых в деле о банкротстве, в том числе формирование и реализация конкурсной массы. При этом размер субсидиарной ответственности контролирующего должника лица равен совокупному размеру требований всех кредиторов.
Названное основание для привлечения к «субсидиарке» наиболее часто встречается в судебной практике, поскольку вопросу хранения документов, как правило, организация не уделяет особого внимания при осуществлении хозяйственной деятельности, в связи с чем не все документы находятся спустя какое-то время.
Кого могут привлечь к данной ответственности? Лиц, имеющих или имевших право давать обязательные для исполнения должником указания или возможность иным образом определять действия должника, в том числе по совершению сделок и определению их условий. Чаще всего к таким лицам относятся директор, учредитель, главный бухгалтер.
Чтобы избежать такие неприятные последствия легкомысленного отношения к хранению документов, необходимо знать, какие документы, как, где и сколько нужно хранить.
Хранение бухгалтерских документов.
Согласно ст.29 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ организация должна хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение установленных в правилах организации государственного архивного дела сроков, но не менее 5 лет после отчетного года.
В пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105 предусмотрены правила хранения финансовых документов и сдачи в архив:
1. Первичные документы и регистры бух.учета нужно передавать в архив
2. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
3. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.
Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения” устанавливаются сроки хранения бухгалтерских документов в организации.
В зависимости от вида документа различаются и сроки их хранения:
- налоговая декларация – 5 лет,
- годовые бухгалтерские балансы – постоянно
- промежуточные бухгалтерские балансы – 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно)
- регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости и т.д.) – 5 лет при условии проведения проверки
- передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы – постоянно;
- различная переписка с органами власти и организациями по отдельным вопросам – 5 лет;
- документы по страховым взносам на ВНиМ, ОМС и ОПС, заработной плате следует хранить 6 лет (75 лет – при отсутствии лицевых счетов) и т.д.
Хранение кадровых документов.
Кадровая документация (приказы о приеме на работу и об увольнении, табели учета рабочего времени, личные дела сотрудников и т.д.) подлежит обязательному хранению в организации наряду с бухгалтерской документацией.
Основными документами, регламентирующими сроки хранения таких документов также являются Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» и Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Сроки хранения кадровой документации можно разделить на три группы:
постоянного хранения;
долговременного – более 10 лет;
кратковременного – менее 10 лет.
К 1ой группе относятся: документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных по месту их утверждения, кодексы профессиональной этики по месту их утверждения, списки членов руководящих и исполнительных органов организации.
Ко 2ой группе относятся: документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) – 50 или 75 лет, если оформлены после 2003 г., личные дела – 50/75 лет, документы о несчастных случаях на производстве – 45 лет.
К 3ей группе относятся все остальные документы: табели (графики), журналы учета рабочего времени – 5 лет, графики отпусков – 3 года, правила трудового распорядка – 1 год.
Для обеспечения надлежащего хранения документов рекомендуется создавать архив в организации. Документы, делопроизводство по которым завершено, должны быть переданы в архив в течение 3-х лет. Документы, имеющие короткий срок хранения, в архив не передаются, как правило, а уничтожаются по акту непосредственно в подразделениях компании.
Хранение корпоративных документов.
В силу ч.2 ст. 13 Закона «Об архивном деле» организации вправе как хранить документы самостоятельно, так и заключать договоры с государственными и муниципальными архивами, передавая им документы на хранение.
Начало срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Организации, как правило, хранят корпоративные и не только документы в офисе компании, однако Законом об обществах с ограниченной ответственностью предусмотрен ряд документов (протоколы собраний участников общества, документы, подтверждающие государственную регистрацию общества, права на имущество), хранить которые необходимо по месту нахождения его единоличного исполнительного органа.
В отношении акционерного общества Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ установлен особый порядок хранения документов. Очевидно это сделано с целью обеспечения прав акционеров.
Хранение документов обеспечивается руководителем по месту нахождения исполнительного органа общества.
Хранение бухгалтерских документов ликвидированной организации
Вне зависимости от того, как компания прекратила деятельность: путем ликвидации или банкротства, – ее документы необходимо сдать в архив.
Уничтожать их нельзя!
В таких случаях документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, сдают в муниципальный архив ликвидатор или конкурсный управляющий, предварительно заключив договор.
Таким образом, мы видим широкий перечень документов, подлежащих хранению в организации. Внимательное, скрупулезное отношение к данному вопросу поможет избежать привлечения к административной, налоговой и субсидиарной ответственности по основанию отсутствия каких-либо документов, а также может понадобиться при разрешении иных споров.
Если все же Вас привлекают к субсидиарной ответственности ввиду непредставления документов организации арбитражному управляющему, Вам необходимо доказать отсутствие причинно-следственной связи между отсутствием документов и банкротством компании, невозможности сформировать конкурсную массу.
Наши юристы имеют обширную юридическую практику по таким спорам, и важно изначально выбрать правильную стратегию защиты.
Если у Вас возникла такая ситуация, не откладывайте обращение к юристу на потом, сделайте это своевременно.
